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Virtuelle Assistenten für Ihr Unternehmen –

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Sehr günstige Lohnkosten!

Hoch motivierte Mitarbeiter!

Flexible Personal- planung!

Kosten- transparenz!

Rundum sorglos Paket!

Deutsch- sprachig!

Fragen & Antworten

rund um den persönlichen Assistenten

01

Brauche ich Unterstützung?

Diese Anzeichen zeigen Ihnen deutlich, dass Sie unbedingt einen persönlichen Assistenten benötigen.

02

Was ist ein persönlicher Assistent?

In welcher Hinsicht kann Ihnen ein persönlicher Assistent nützlich sein?

03

Mobiles Arbeiten

Welche Vor und Nachteile ergeben sich durch das Arbeiten im Homeoffice?

04

Die richtige Handhabung mit persönlichen Assistenten im Homeoffice

Was sollte beim Remotework Mitarbeiter besonders beachtet werden?

05

Virtuelle Assistenten richtig kontrollieren

Wie wird die Arbeitseffizienz  von Mitarbeitern im Homeoffice überprüft?

06

Kosteneinsparung durch länderübergreifendes Arbeiten

Wie profitieren Sie durch das weltweite unterschiedliche Lohnniveau?

07

Löhne weit unter dem deutschen Mindestlohn

Ist es angemessen einen Stundenlohn von 3,50€ zu bezahlen?

08

Bezahlung der persönlichen Assistenten im Ausland

Wie funktioniert die reibungslose Bezahlung von Mitarbeitern im Ausland?

09

Projekte richtig verwalten

Wie handhaben Sie Ihre länderübergreifenden Kampagnen am besten?

10

Umgang mit wichtigen Zugangsdaten

Wie erfolgt die sorgenfreie Erteilung von Login Informationen?

11

Hilfreiche Software

Welche Programme eignen sich gut für Zusammenarbeit mit dem persönlichen Assistenten?

12

Zusammenfassung

Die 8 wichtigsten Punkte in der Zusammen Arbeit mit persönlichen Assistenten

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Trotz überdurchschnittlicher Bezahlung bleiben Ihre Lohnkosten deutlich unter denen in der DACH-Region.

Überdurchschnittliche Löhne und Arbeitsbedingungen führen zu überdurchschnittlicher Leistung und Motivation.

Durch monatsbezogene Vereinbarungen passen Sie Ihre Personalplanungen einfach und flexibel an den Unternehmensbedarf an.

Einfache Kostenstruktur und klare Vereinbarungen garantieren Planungssicherheit und Vertrauen.

Wir garantieren Festpreise, persönliche Ansprechpartner und Rechtssicherheit entsprechend des europäischen Arbeitsrechts.

Unsere Mitarbeiter und virtuellen Assistenten sind deutschsprachig und kennen die Unternehmens – und Arbeitskultur der DACH-Region.

1. Ihre Firma hält Sie gefangen

Sie haben zu wenig Urlaub? Sie brauchen mehr freie Zeit für sich Privat? Aber Sie können sich einfach kein Stück von der Firma lösen? Als Unternehmer lieben Sie die Vorstellung, alles selbst in der Hand zu haben und auch Ihre Arbeitszeit selbst zu bestimmen. Wenn Sie allerdings nie die Zeit finden, sich von Ihrem Unternehmen zu lösen, ist es dringend an der Zeit, Verstärkung zu holen.

2. Ihr Unternehmen dringt zu sehr in ihr privates Umfeld ein

Nicht nur währen der Arbeitszeit, nein auch in Ihrer Freizeit sind Sie nur noch in Gedanken bei Ihrer Firma. Dadurch sind Sie sehr stark eingeschränkt. Essen zudem nur noch ungesunde Mahlzeiten und schlafen sehr wenig und unruhig, Die Lösung? Sie engagieren eine persönliche Assistentin, die sie in vielen Geschäftsbereichen entlastet und Sie so wieder eine angenehme Work-Life-Balance besitzen.

3. Sie wünschten, es gäbe zwei von Ihnen

Tag für Tag schaffen Sie es einfach nicht alle Aufgaben zu bewerkstelligen, immer schieben Sie die Termine weiter und weiter. Zudem klingelt das Telefon einfach zu oft, um vernünftig in einem Fluss arbeiten zu können. Das Email Postfach wird immer voller und voller. Genau dann, wenn Sie das Gefühl haben, das der Tag nicht genug Stunden hat, ist das ein gutes Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, einen persönlichen Assistenten einzustellen.

4. Sie verbringen mehr Zeit mit dem Tagesgeschäft, als an Ihrem Unternehmen selbst zu arbeiten

Wer kennt es nicht als Unternehmer, Sie möchten neue Strategien entwickeln, Ihr Geschafft skalieren bzw. erweitern, Partner dazugewinnen oder einfach Ihre Mitarbeiter schulen. Nur leider kommen Sie einfach nicht dazu, da Sie viel zu sehr mit dem Tagesgeschäft im Gange sind und Emails beantworten, Rechnungen schreiben usw. Diese einfachen immer wiederkehrenden Aufgaben, könnte sehr gut ein persönlicher Assistent für Sie erledigen und somit hätten Sie wieder mehr Zeit, um an Ihrem Unternehmen zu arbeiten.

5. In ihrer Firma herrscht Durcheinander?

Es gibt keine klar definierten Abläufe? Keine Checklisten oder Telefonskripte. Ihre Mitarbeiter arbeiten nicht nach strikten Vorgaben? Ihr Ziele erreichen Sie meist nicht zum vorgegeben Zeitpunkt?
Die Schreibtische sehen aus wie eine Zettellandschaft? Es wird Zeit, dass Sie dringend Struktur in Ihre Unternehmen bringen, um Freiräume zu erhalten, wird Ihnen der persönliche Assistent viel Arbeit abnehmen.

Vereinbaren Sie jetzt gleich ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch.

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Persönliche Assistenten sind unabhängige Mitarbeiter, die ein breites Spektrum an administrativen, kreativen, technischen und anderen Dienstleistungen aus dem Homeoffice übernehmen können.

Persönliche Assistentinnen bieten jedoch nicht einfach nur Bürodienstleistungen an, sondern bauen eine partnerschaftliche Beziehung zu ihren Kunden auf. Bei der persönlichen Assistenz geht es darum, mit den Kunden zusammenzuarbeiten, um Sie und ihr Unternehmen aus jeder Entfernung zu unterstützen.

Wir von deinassistent24 verfügen über persönliche Assistenten die aus der Ferne als unabhängige Fachleute arbeiten und eine breite Palette von Dienstleistungen sowohl für Unternehmen als auch für Endverbraucher anbieten können. Persönliche Assistenten übernehmen viele verschiedene Aufgaben, darunter typische Sekretariatsarbeiten, Website-Bearbeitung, Social-Media-Marketing, Kundendienst, Dateneingabe, Buchhaltung, Angebotserstellung, Recherchearbeiten und viele andere Aufgaben.

Vorteile:
• Die meisten virtuellen Assistenten verfügen über ein breites Spektrum an Fähigkeiten. Neben der Erledigung von Verwaltungsaufgaben sind einige auch Experten für den Kundenservice, Social Media, das Schreiben von Inhalten, die Bearbeitung von Fotos und Videos, Logistik und sogar technischen Support.

• Je nach Ihren Bedürfnissen können Sie einen persönlichen Assistenten mit einem flexiblen Arbeitsplan beauftragen. Das bedeutet, dass Sie den Persönlichen Assistenten nur für die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden oder pro abgeschlossenes Projekt bezahlen. Alternativ können Sie auch eine feste monatliche Arbeitsstundenanzahl vereinbaren. Somit vermeiden Sie das ein fester Mitarbeiter bei ihnen im Büro bezahlt werden muss, obwohl z.B im aktuellen Monat sehr wenig zu erledigen gewesen ist.

• Für Teilzeit-, Kurzzeit- oder Projektverträge sind persönliche Assistenten ideal, da sie somit sicherstellen können, dass Sie Ihr Budget nicht überschreiten.

• Persönliche Assistenten bauen ihre Kenntnisse und Fähigkeiten in ihrer Freizeit aus, um wettbewerbsfähiger zu bleiben. Das bedeutet, dass Sie keine Kosten für die Ausbildung aufbringen müssen.

• Sie können persönliche Assistenten nach Bedarf beauftragen, z. B. in der Hochsaison oder wenn Sie Hilfe bei der Erledigung von Aufgaben am Wochenende, in der Nacht oder während eines Urlaubs benötigen.

• Wenn Sie sich für einen persönlichen Assistenten entscheiden, haben Sie Zugang zu einem viel größeren Talentpool, da Ihr persönlicher Assistent überall auf der Welt ansässig sein kann. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die beste Lösung für Ihre Bedürfnisse finden.

• Sie sparen bares Geld, wenn Sie sich für einen persönlichen Assistenten entscheiden, anstatt einen festen Mitarbeiter im Büro einzustellen. Nicht nur das der Lohn niedriger ist auch die Kosten, die ein Mitarbeiter im Büro erzeugt angefangen von Strom, Schreibtisch, Computer, Getränke neue Software usw. belaufen sich mtl. Im Durchschnitt gerechnet auf ca. 500€

Nachteile:
• Die direkte Kontrolle des persönlichen Assistenten ist etwas schwieriger als bei einem Mitarbeiter im Büro.

• Da persönliche Assistenten aus der Ferne arbeiten, kann eine regelmäßige persönliche Kommunikation ein Problem darstellen.

• Da der direkte Einbezug des persönlichen Assistenten ins Team etwas schwieriger ist, kann dies dazu führen, dass der persönliche Assistent sich „ausgeschlossen“ fühlt.

• Für persönliche Treffen z.B. Strategiemeetings kann der persönliche Assistent unter Umständen nur per Videochat zugeschaltet werden.

Wenn Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, kann das anstehende Projekt nicht auf dem Flur oder im Besprechungsraum zusammen erläutert und geplant werden.

Außerdem können digitale Nachrichten (E-Mail, SMS) trotz aller Bequemlichkeit unbemerkt bleiben. Und ein Stapel unbeantworteter Nachrichten kann den Fortschritt verlangsamen und die Kollegen frustrieren.

Gleichzeitig können die Feinheiten zwischenmenschlicher Kommunikation in eiligen digitalen Antworten zwischen Remotemitarbeitern verloren gehen. Menschen, die im persönlichen Gespräch freundlich und herzlich sind, können in E-Mails als schroff und unsensibel erscheinen.
Sie als Firmeninhaber können dazu beitragen, diese Probleme zu lösen, indem sie effektive Kommunikationsstrategien wie Projektmanagement Tools wie z.B. Trello im Unternehmens Ablauf integrieren.

Legen Sie klare Standards für die Homeoffice Arbeit fest!
Einige Standards werden je nach Aufgabe variieren, andere können einheitlich sein. Eine unternehmensweite Richtlinie könnte lauten, dass alle Kunden-E-Mails bis zum Ende des Tages beantwortet werden, oder dass alle Mitarbeiter von 9 bis 17 Uhr für Besprechungen und Anrufe zur Verfügung stehen.

Legen Sie bestimmte Tage, Zeiten und Methoden für die Kommunikation im Team fest!
Wie bereits erwähnt, fördern zwanglose Interaktionen am Arbeitsplatz die Kollegialität und die Teamarbeit.

Für Teams, die an einem anderen Ort arbeiten, kann es etwas mehr Aufwand bedeuten, eine solche Kommunikation/Verbindung herzustellen. Und wenn es eine Mischung aus externen und internen Mitarbeitern gibt, suchen kluge Chefs nach Möglichkeiten, alle in Teamaktivitäten und Diskussionen einzubeziehen, wann immer dies möglich ist.

Es mag zunächst umständlich erscheinen, aber ermutigen Sie Ihre externen Mitarbeiter, sich regelmäßig mit Ihnen und anderen Teammitgliedern in Verbindung zu setzen und andersherum. Was unter „regelmäßigem Kontakt“ zu verstehen ist, hängt natürlich von der Tätigkeit und den Aufgaben ab, die die Assistenten zu erledigen haben.

Natürlich sind E-Mail, Sofortnachrichten und Telefon- oder Videoanrufe für die Interaktion per Fernzugriff unerlässlich.

Setzen Sie sich regelmäßig mit den externen Mitarbeitern für Neuigkeiten in Verbindung.
Es gibt auch hier kein Patentrezept dafür, wie oft sich ein Vorgesetzter an seine Mitarbeiter wenden sollte.

Bei den Einzelgesprächen geht es jedoch nicht nur um die Überwachung der Produktivität. Sie können auch ein wirksames Mittel sein, um die Motivation und das Engagement von Mitarbeitern zu erhalten.

Im Idealfall können regelmäßig geplante Einzelgespräche – ob täglich, wöchentlich oder zweiwöchentlich – dem Vorgesetzten helfen.

Und wer weiß, vielleicht hat Ihr neuer persönlicher Assistent noch einen Tipp für Sie, der sich in seiner bisherigen Jobkarriere als besonders hilfreich erwiesen hat, den Sie dann direkt in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Zeiterfassungssoftware hilft allen beteiligten dabei, herauszufinden, wie viel Zeit tatsächlich für ein bestimmtes Projekt benötigt worden ist. Dies ist einerseits vorteilhaft den persönlichen Assistenten ein stückweit zu kontrollieren und des Weiteren hilft es bei der minutengenauen Abrechnung. Zusätzlich dient das Tracking Tool auch noch als Nachweis für erledigte Aufgaben.

Zudem helfen die Zeiterfassungstools dem persönlichen Assistenten als Selbstkontrolle.
Es gibt zu viele Ablenkungen, wie z. B. zu viel Zeit für E-Mails, zusätzliche Minuten in der Mittagspause oder sogar das Ansehen von Videos auf Social-Media-Plattformen, während eigentlich gearbeitet werden sollte. Zeiterfassungssoftware hilft dabei, potenzielle Zeitfresser zu identifizieren, damit diese während der Arbeit beseitigt werden können. Wenn dies geschieht, wird Arbeitsproduktivität und -effizienz erheblich verbessert und weniger wichtige Aufgaben können auf einen geeigneteren Zeitraum verschoben werden.

Unabhängig davon, ob die Zeiterfassung für private oder geschäftliche Zwecke genutzt wird, ist sie weitaus wirtschaftlicher als meistens gedacht. Die Kosten für die Anschaffung einer solchen Software ist meistens sogar kostenlos!

Wir von deinassistent24 statten jeden neu vermittelten persönlichen Assistenten mit einem für Sie kostenlosen Tracking Tool aus, sodass direkt am ersten Arbeitstag die Arbeitszeit des persönlichen Assistenten minutengenau aufgezeichnet wird.

Ein großer Vorteil für Sie ist, dass die persönlichen Assistenten sich nicht in Deutschland befinden, sondern sie sind auf der ganzen Welt verteilt und erledigen ihre Aufgaben erfolgreich aus dem Homeoffice.

Voranschreitende Technik und immer mehr flexibleres Arbeiten, ermöglicht Ihnen als modernen Arbeitgeber die Nutzung des weltweitunterschiedlichen Lohnniveaus. Dieser Vorteil kann unter Umstünden für Sie sogar Marktentscheidend sein.

Damit Sie ein Gefühl dafür erhalten, wie stark unterschiedliche doch das Lohnniveau sein kann, brauchen Sie nur mal das Lohnniveau innerhalb von Deutschland anschauen, dort reichen die durchschnittlichen Löhne von ca. 2200 Euro bis hin zu knapp 4000 Euro.

Wenn Sie nun das weltweite durchschnittliche Monatseinkommen vergleichen, sehen Sie, das in Uganda ein Lohn von 58€ im Monat normal ist und in Mazedonien zum Beispiel liegt der monatliche durchschnittslohn bei 420€.

Die persönlichen Assistenten werden von uns überdurchschnittlich gut bezahlt, sodass Sie in ihren jeweiligen Ländern sehr gut leben können. Dies hat gleich mehrere Vorteile, auch für Sie.
Sie erhalten einen motivierten Assistenten, als wenn er nur den Mindestlohn erhalten würde. Und wir bzw. Sie ermöglichten den Personen in Ihren Heimatländern ein gutes Leben zu führen. Bei Ihren Freunden und Familie, sodass sie nicht auswandern müssen.

Die Wahl für einen persönlichen Assistenten spart ihnen somit viel Geld und Sie tun gleichzeitig noch etwas Gutes.
Nutzen Sie direkt Ihren Vorteil und vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses und unverbindliches Informationsgespräch mit unserem Experten.

Quellen
Laenderdaten.info
www.gehaltsvergleich.com/

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Betrachtet man die weltweiten Lohnkosten, so kann es durchaus sein, dass ein Stundenlohn von 3,50 € deutlich über dem durchschnittlichen lokalen Stundenlohn eines Landes liegt. Sie als Unternehmer können daher Geld einsparen und gleichzeitig attraktive Arbeitsplätze zu guten lokalen Konditionen schaffen.

Dies sind einige Vorteile für Sie, wenn Sie Personen aus unterschiedlichen Ländern zu solch guten Konditionen beschäftigen.

• Ihr persönlicher Assistent im Homeoffice kann seinen Wohnort behalten und muss nicht umziehen oder lange Anfahrtswege in Kauf nehmen um bei Ihnen arbeiten zu können, das spart einerseits Geld sowie Zeit und zudem schont es auch noch die Umwelt. Desweiteren freut sich der persönliche Assistent das er in seiner gewohnten Umgebung bleiben kann.

• Die bezahlten Lohnsteuern kommen dem jeweiligen Land zu Gute in dem der persönliche Assistent lebt.

• Sie sparen bares Geld und das Monat für Monat!

• Auch wenn für Sie 3,50€ sehr wenig sind, ist dieser Stundenlohn für viele deutschsprachige Assistenten im Ausland ein sehr attraktiver Stundenlohn.

Sobald Sie sich für einen persönlichen Assistenten entschieden haben, kommt früher order später der Zeitpunkt, an dem Sie den persönlichen Assistenten für seine Arbeit entlohnen müssen. Als Fullservice Agentur machen wir es Ihnen so einfach wie möglich, um Ihren persönlichen Assistenten bezahlen zu können.

Sie erhalten von uns eine detaillierte monatliche Abrechnung, diese können Sie als ganz normale Banküberweisung abwickeln.

Dies spart Ihnen Zeit und des Weiteren müssen sich mit keinen Wechselkursberechnungen und Steuerabgaben beschäftigen.
Zudem erhalten Sie bevor der Assistent bei Ihnen anfängt zu arbeiten eine detaillierte Vereinbarung, die alle wichtigen Punkte enthält.

Die Festlegung dieser Details macht die gesamte Abwicklung eines persönlichen Assistenten in einem anderen Land auf lange Sicht einfacher. Die Vereinbarung enthält unteranderem folgende Punkte

• Art und Umfang der Arbeit
• Stundenlohn
• Zahlungsabwicklung
• Zu wann der Lohn bezahlt wird
• Flexible Kündigungsfristen

Kanban-Projektmanagement ist eine der führende Projekt Management Methoden die 1947 von Taiichi Ono ins Leben gerufen wurde. Der Kanban-Ansatz eignet sich für fast jedes Team und jedes Ziel. Er hilft Ihnen, den Fluss der Aufgaben zu verwalten, während Ihr Team auf gemeinsame Ziele hinarbeitet.

Mit dieser Methode behalten Sie kinderleicht den Überblick über Dokumente und Informationen zu Ihren Aufgaben.

Wenn Sie schon einmal an einem Projekt gearbeitet haben, das sowohl Strategie als auch Ausführung umfasst, wissen Sie, dass der Anfang oft der schwierigste Teil ist. Es wird viel Zeit für die Festlegung der Ziele und der Vision benötigt aber wenn es dann an die Ausführung geht, denkt man nur noch an die Erledigung der Dinge“.

Aber die Art und Weise, wie die Dinge erledigt werden, kann einen großen Unterschied ausmachen. Projektmanagement ist das entscheidende Element, um einen effektiven Arbeitsablauf für Ihr Unternehmen zu gewährleisten, damit Sie Ihrer Vision Stück für Stück näherkommen.

Durch die Anwendung des Kanban Ansatzes im Projektmanagement wird der Arbeitsablauf völlig transparent und visuell. Jedes Teammitglied kann sehen, wer an einer bestimmten Aufgabe arbeitet, woran gearbeitet wird und so weiter. So können sich Ihre Teams auf die richtigen Aufgaben konzentrieren, und Sie überschreiten nicht ihre Kapazität.

Die Vorteile der Kanban Methode auf einen Blick
• Die Arbeit wird in kleinere und besser zu bewältigende Aufgaben aufgeteilt
• Sammelt alle relevanten Informationen, die für eine Aufgabe benötigt werden
• Ermöglicht ein konzentriertes und effizienteres Arbeiten
• Der Prozess wird mit der Zeit immer verbessert
• Kann an Ihren Prozess und Ihr Team angepasst werden
• Passt zu einer breiten Palette von Anwendungen
• Wie man Kanban-Tafeln für das Projektmanagement einsetzt

Der Grundgedanke der Kanban-Methode besteht darin, so viel wie möglich in so wenig Zeit wie möglich zu erledigen. Deshalb passen Kanban-Tafeln und agile Prinzipien so gut zusammen.

Auch wenn dies auf den ersten Blick kontraintuitiv erscheint, ist es vielfach bewiesen, dass die Konzentration auf das Wichtigste zuerst die Produktivität steigert.

Da Kanban ein visueller Workflow ist, wird für die Aufgabenplanung und die Aufgabenverfolgung entweder ein physisches oder digitales Board verwendet. Ein Kanban-Board verwendet Karten, Rubriken und das Konzept der kontinuierlichen Verbesserung.

Am besten können Sie die Kanvan Methode mit dem Trelloboard in visueller Form anwenden.

Weitere Informationen zu Trello und zusätzlichen nützlichen Tools finden Sie hier.

Besonders in der heutigen Zeit, wo immer mehr in cloudbasierten Datenbanken verwaltet wird und bei Unternehmen die immer mehr auf Homeoffice bzw. Remotework setzen, spielt die Verwaltung von Passwörtern und die eventuelle Veröffentlichung von Kundendaten sowie mögliche Verstöße gegen Datenschutzgesetze eine große Rolle.

So kann es beispielsweise für Unternehmen in Ordnung sein, sich aus der Ferne bei Konten in sozialen Medien anzumelden aber der Zugriff auf Kundendatenbanken oder Finanzinformationen darf nur durch überprüfte Vollzeitmitarbeiter erfolgen, die in einem sicheren Unternehmensnetzwerk arbeiten.

Ein Teil der Arbeit Ihrer Datensicherheitsrisiken besteht darin, zu bestimmen, wer Zugang zu Tools und Anwendungen benötigt und wer nicht.

Wenn Sie beispielsweise Software zur Verwaltung sozialer Medien verwenden, ist es dann notwendig, Freiberuflern Zugang zu den Kanälen sozialer Medien zu gewähren? Benötigt ein Werbetexter Zugang zu Ihrem CMS System oder kann er Artikel über Microsoft Word oder Google Docs einreichen? Sollten Sie Marketingfachleuten Zugang zu Analysesoftware geben oder die benötigten Berichte über Excel oder Sheets erstellen und weitergeben?

Mit einem Tool wie Lastpass können diese Zugriffsebenen mit Gruppen und der Freigabefunktion verknüpft werden, so dass es keine Verwirrung gibt, wer auf was zugreifen darf vor allem, wenn es um die Sicherheitsrichtlinien für Remotemitarbeiter geht.

LastPass ist ein webbasierter Passwortmanager, dieser ermöglicht ihnen die einfache Verwaltung von unterschiedlichen Passwörtern, gerade dann wenn mehrere Personen aus Ihrem Unternehmen Zugriff auf verschiedene Login Bereiche haben.

Des Weiteren sind Cybersicherheitsschulungen ein wesentlicher Bestandteil zur Minderung potenzieller Datensicherheitsrisiken.

Aufgrund der sich ständig verändernden Technologie- und Cyberkriminalitätslandschaft müssen Unternehmen ihre Mitarbeiter und Freiberufler über die neuesten Betrugsfälle und Angriffe auf dem Laufenden halten. Sie könnten sogar einen speziellen Slack-Kanal oder ein Cybersecurity-Wiki einrichten, um die Teams über die neuesten Betrügereien und Angriffe zu informieren.

Hier finden Sie einige Programme, die Ihnen das Remote arbeiten stark vereinfachen können.

Google Docs und Google Sheets
Google Docs können Sie für Dokumente und Tabellenkalkulationen verwenden.Dies ist ebenso ein guter weg, Dokumente in Ihrer Projektmanagement-Software zu integrieren. Google Sheets ist einfach zu bedienen. Sie können csv-Dateien leicht in Google Sheets konvertieren, was den Import von Projektmanagementdaten beschleunigt.

Trello
Trello ist ein nützliches Programm, wenn Sie viele unterschiedliche Projekte gleichzeitig bearbeiten oder ständig viele neue Ideen haben, dann können Sie diese im Telloboard niederschreiben. Jedes Board ist in Listen unterteilt und jede Liste besteht aus einer oder mehreren „Karten“, die einzelne Aufgaben darstellen.
Sobald Sie eine Karte für jede Aufgabe erstellt haben, die Sie erledigen müssen, können Sie ihr eine Frist setzen, einen Anhang hinzufügen, Beschriftungen wählen, eine Checkliste erstellen, Notizen schreiben und sie sogar mit anderen Trello-Nutzern teilen. Bei Trello können Sie auch Anhänge hochladen und Ihre Projekte für andere Personen freigeben, d. h. Sie können Ihre Kunden oder Mitarbeiter je nach Situation einbeziehen.

Asana
Wenn Sie ein Projekt erstellen, das in Unteraufgaben mit individuellen Fristen unterteilt werden soll, dann ist es wirklich einfach, dies genau mit Asana zu überwachen, was Sie erledigt haben und was noch getan werden muss.

Skype
Skype gehört mittlerweile zum Standartprogramm auf jedem Computer. Skype ist sehr gut zu nutzen, wenn Sie sich zum ersten Mal mit Personen online treffen. Mit Skype können Sie einerseits per Chat kommunizieren und andererseits auch telefonieren wahlweise mit oder ohne Video.

Slack
Slack ist sehr guter Messengerdienst. Nach Ihrer Anmeldung können Sie Kanäle erstellen, und mit Personen kommunizieren, die an den Projekten arbeiten. Die Kanäle sind für alle Personen zugänglich, die Teil Ihrer Slack-Gruppe sind. Nachrichten in Kanälen sind durchsuchbar und können angeheftet werden, um später leichter darauf zugreifen zu können.

Gsuite (E-Mail)
G Suite ist ein unverzichtbares Tool, da es zahlreiche Vorteile bietet. Es wird den Nutzern alles geboten, was Sie für die Verwaltung eines Projekts benötigen, angefangen bei Tools für die bessere Zusammenarbeit, Produktivität und Kommunikation bis hin online Speicherplatz. Benutzer können mehrere Konten gleichzeitig verwalten und vor allem ist es eine sehr sichere Cloudbasierte Plattform.

Signrequest.com
SignRequest ist eine sichere und mühelose Möglichkeit für elektronische Unterschriften, die das Arbeiten aus der Ferne unterstützt, indem sie die Notwendigkeit der persönlichen Unterzeichnung von Verträgen und Vereinbarungen eliminiert. Einfach zu bedienen und zudem ist es rechtsverbindlich.

Google Drive
Google Drive ist eine Cloudbasierte Speicheroption, die Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihre Fotos, E-Mails und andere Dateien auf dem Server zu speichern.
Camtasia
Mit Camtasia können Sie professionelle Bildschirmaufnahmen erstellen und diese Videos bzw. Aufnahmen als gute Erklärung für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters verwenden. Dies spart Ihnen Zeit und Geld.

Teamviewer
Teamviewer kann Ihnen das Einarbeiten von Homeoffice Mitarbeitern besonders am Anfang sehr stark vereinfachen. Immer dann wenn etwas in der Ferne auf einem Computer eingerichtet werden muss oder sie etwas erklären möchten, können Sie mit Teamviewer auf den jeweiligen Computer zugreifen und diesen Fernsteuern oder ihren Bildschirm entsprechend freigeben.
Innerhalb von Sekunden können Sie Somit auf jeden Computer in der Welt zugreifen, natürlich nur nach Zustimmung und Zugangsdatenübermittlung der anderen Person.

 

Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie Sie einen persönlichen Assistenten beschäftigen können – vom Kundendienst über administrative Aufgaben bis hin zu Designarbeiten. Auch wenn jeder virtuelle Assistent über seine eigenen einzigartigen Fähigkeiten verfügt, gibt es doch einige Eigenschaften, die jeder persönliche Assistent haben sollte, damit Sie davon profitieren können.

1. Delegieren

Das Delegieren von Aufgaben ist immer das Schwierigste, an das man sich gewöhnen muss, wenn man mit einem persönlichen Assistenten arbeitet. Sie selbst sind in allem, was Sie tun, sehr gut, haben hohe Erwartungen, standardisierte Abläufe und machen das alles schon seit einiger Zeit allein. Diese ist jedoch Ihre Chance, auf die nächste Stufe zu gelangen. Es gibt so viele Dinge, die ein persönlicher Assistent für Sie erledigen kann, das Sie entlastet und Ihnen mehr freie Stunden verschafft. Hierbei ist zu beachten, dass der persönliche Assistent ihr Wissen annimmt und gleichzeitig lernbereit ist.

2. Kommunikation

Eine unzureichende Kommunikation kann zu Missverständnissen führen, die Prozesse verzögern, zusätzliche Kosten verursachen und die Beziehung zu Ihren Kunden beeinträchtigen. Achten Sie darauf, dass Ihr VA mit den verschiedenen Kommunikationsmitteln vertraut ist – sei es Zoom, Skype, Projektmanagement-Software, Microsoft Office usw. und selbstverständlich ist auch zu beachten, dass der persönliche Assistent den Sinn und Zweck hinter Ihrer Botschaft versteht.

3. Einsatzbereitschaft

Beobachten Sie ihren Assistenten, schauen Sie mit welcher Einstellung er zu der Arbeit steht und nicht einfach nur seine Liste abarbeitet, sondern auch seine eigenen Vorschläge mit einbringt. Der Sinn der Beschäftigung eines persönlichen Assistenten besteht darin, eine helfende Hand zu haben, die zugewiesene Aufgaben ausführt, Lösungen findet und mit seinem gesamten Wissen zu Seite steht.

4. Fehler sind erlaubt

Natürlich möchten Sie als Unternehmer, Mitarbeiter die Fehlerfrei sind.
Allerdings sind auch die persönlichen Assistenten nur Menschen und da kann sich somit auch mal ein kleiner Fehler einschleichen. Natürlich sollten Sie das im Auge haben. Berichtigen Sie ruhig ihren Assistenten, wenn mal etwas nicht zu 100% vernünftig abgeschlossen ist.
Bitte bedenken Sie allerdings auch, dass alles seine Zeit benötigt. Jeder Mensch arbeitet und verhält sich anders, daher muss der persönliche Assistent sich erst einmal an ihre Arbeitsweise gewöhnen. Bevor alles Hand in Hand abgewickelt wird.

5. Multitasking Fähigkeit

Wenn wir die fünf wichtigsten Fähigkeiten eines persönlichen Assistenten auflisten sollten, wäre die Multitasking Fähigkeit sicherlich eine davon. Der persönliche Assistent muss in der Lage sein, sich zu organisieren, die Aufgaben ordentlich nach den Vorgaben zu erledigen sowie mit mehreren Kunden zu jonglieren und dabei noch einen kühlen Kopf bewahren.

6. Verlässlichkeit

Sie sollten einen persönlichen Assistenten finden, der alle seine Aufgaben im Griff hat, auch wenn Sie das ein oder andere Mal etwas übersehen. Jeder kann mal etwas vergessen, wenn dann der persönliche Assistent im richtigen Augenblick mitdenkt und Sie darauf aufmerksam macht bzw. auch in seinem Rahmen selbstständig arbeitet, anstatt nur auf Ihre Instruktionen zu warten, dann haben Sie einen Volltreffer gelandet.

7. Unternehmenswachstum

Ein persönlicher Assistent, der seinen Job wirklich gut beherrscht, wird letztendlich zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen. Weil Sie die neu gewonnene Zeit vielleicht zum Ausbau ihrer Geschäftstätigkeiten genutzt haben oder weil die hervorragende Arbeit zu einem Upsell geführt hat oder Sie einfach neue Kunden gewinnen konnten. Die Assistenten können viel zu Ihrem Unternehmen beitragen, wenn sie über die richtigen Fähigkeiten verfügen.

8. Regelmäßige online Meetings

Es ist wichtig, dass sie regelmäßige Treffen via Skype oder ähnlichen Tools vereinbaren, somit können Sie alle Ziele und Aufgaben direkt besprechen und sie lernen Sie sich zudem auch noch besser kennen.
Wie oft sie ein Treffen abhalten, können Sie natürlich anhand ihres persönlichen Ermessens festlegen.
Anfangs ist es ratsam, mehrere Treffen in der Woche abzuhalten, wenn alle Abläufe eingespielt sind und die Routine gegriffen hat, reicht meistens auch ein Meeting pro Woche.
Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, nach dem Gespräch eine Zusammenfassung von Ihrem persönlichen Assistenten erstellen zu lassen, damit Sie beide einen Überblick an die Erwartungen der Arbeitsergebnisse haben.

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