Virtuelle Assistenz – was ist das?
Die virtuelle Assistenz (VA) ist eine neue Art der Arbeitsbeziehung, bei der die Assistentin oder der Assistent nicht im selben Büro wie ihr/e Auftraggeber/in sitzt, sondern online arbeitet und Dienstleistungen anbietet. Die Tätigkeiten können allgemein sein, wie zum Beispiel E-Mails beantworten oder Kalender verwalten. Aber auch branchenspezifische Aufgaben werden übernommen, je nachdem in welcher Branche man tätig ist. Dies bietet für beide Seiten eine Reihe von Vorteilen: VAs sind in der Regel kostengünstiger als festangestellte Mitarbeiter, die Büroräume in Anspruch nehmen. Somit fallen Ausgaben wie Miet-, Heiz- und Wasserkosten weg. Auch die Arbeitsorte sind variabel: Das bedeutet, dass in der Regel keine Anfahrtszeiten zu einem Büro eingeplant werden. VAs können im Home Office oder in einem Coworking Space arbeiten und müssen so keine langen Pendelwege zurücklegen oder teure Büroräume in Anspruch nehmen.
Der Vorteil für Unternehmen ist, dass sie keine festen Kosten für Personal einplanen müssen. Die Kosten für die Arbeit einer VA richten sich nach dem Umfang der gewünschten Dienstleistung und werden meist pro Stunde abgerechnet.
VAs sind in den letzten Jahren immer beliebter geworden, da immer mehr Unternehmen ihre Geschäfte online abwickeln und die Vorteile des Home Office erkannt haben.
Welche Aufgaben übernimmt eine virtuelle Assistenz?
Virtuelle Assistenz ist ein Job, der immer mehr an Bedeutung gewinnt. Denn immer mehr Menschen erkennen, dass sie Unterstützung bei alltäglichen Aufgaben benötigen. Aber was genau macht eine VA? Welche Aufgaben übernimmt sie?
In der Regel übernimmt eine VA alle Aufgaben, die nicht zu den Kernaufgaben des Unternehmens gehören. Das kann zum Beispiel die Organisation von Meetings sein oder auch die Planung von Reisen. VAs sind aber auch für das Social Media Marketing oder das Schreiben von E-Mails verantwortlich.
Eine VA ist in der Lage, eine Vielzahl an Aufgaben zu übernehmen. Dazu gehören allgemeine administrative Aufgaben wie das Schreiben von E-Mails und das Erstellen von Dokumenten. Darüber hinaus können VAs auch Aufgaben übernehmen, die spezifischer Natur sind und ein hohes Maß an Fachwissen erfordern. Beispielsweise können VAs Recherchen durchführen, Daten analysieren und Präsentationen erstellen.
Die Liste der möglichen Aufgaben ist lang und wird immer länger, je nachdem in welcher Branche Sie tätig sind und in welchem Bereich Sie Unterstützung benötigen – alles, was online oder digital erledigt werden kann, ist denkbar!
Was sind die Vorteile einer virtuellen Assistenz?
Viele kleine und mittelständische Unternehmen sind auf der Suche nach einer effizienten Möglichkeit, um ihr Geschäft zu vergrößern. Dabei wollen sie gleichzeitig auch Zeit und Kosten sparen. Die VA ist die perfekte Lösung für diese Probleme! Ein VA ist in der Regel ein externer Mitarbeiter/in, der/die für das Unternehmen tätig ist und Aufgaben übernimmt, die ansonsten von Angestellten erledigt werden müssen. Eine VA wird auch als „digitale Sekretärin“ bezeichnet und ist für viele Aufgaben zuständig, z.B. das Schreiben von E-Mails oder das Verwalten von Terminen oder auch das Recherchieren von Informationen. Da es keine spezielle Ausbildung gibt, kann jeder diese Position ausfüllen – solange er/sie die notwendigen Fertigkeiten mitbringt.
Die Vorteile einer VA liegen auf der Hand: Sie ist deutlich günstiger als eine herkömmliche Angestellte. Darüber hinaus können Sie Ihre Assistenz jederzeit einstellen oder abbestellen, wodurch Sie flexibler sind. Zudem spart das Unternehmen dadurch Personal- und Bürokosten. Der Kunde profitiert davon, dass er oder sie nur für die tatsächlich geleistete Arbeitszeit bezahlt – es gibt also keine Sozialabgaben oder Urlaubs- oder Krankheitskosten. Außerdem können VAs von überall auf der Welt aus arbeiten, sodass Unternehmen auch leichter internationale Mitarbeiter haben können.
Fazit – Lohnt sich die Investition in eine virtuelle Assistenz?
Vor einigen Jahren war eine VA noch ein seltenes und kostspieliges Luxusgut, das sich nur die wenigsten Unternehmen leisten konnten. Doch inzwischen hat sich die Situation grundlegend geändert: Durch die steigende Nachfrage und das wachsende Angebot an qualifizierten Fachkräften ist die VA zu einer erschwinglichen und vor allem nützlichen Unterstützung für Unternehmen aller Größen geworden.
Wenn Sie überlegen, in einen VA zu investieren, sollten Sie zunächst überlegen, welche Aufgaben Sie an ihn delegieren möchten. Denn je klarer Sie Ihre Erwartungen definieren, desto besser kann Ihre VA diese erfüllen. Zu den häufigsten Aufgabengebieten der virtuellen Assistentinnen und Assistenten gehören die Terminkoordination, das Schreiben von Texten und E-Mails sowie das Recherchieren von Informationen. Doch auch für kreative Aufgaben wie das Erstellen von Präsentationen oder Grafiken sind viele virtuelle Assistentinnen und Assistenten qualifiziert.
Allerdings müssen Sie auch berücksichtigen, dass es eine Weile dauern kann, bis sich Ihr VA in Ihr Unternehmen und Ihren Arbeitsstil eingearbeitet hat. Daher ist es wichtig, dass Sie bereit sind, etwas Zeit für die Schulung Ihrer VA zu investieren. Außerdem muss man sich auch über die speziellen Datenschutzrichtlinien informieren, wenn man mit einer/einem VA zusammenarbeitet.
Insgesamt lohnt sich die Investition in eine VA also in jedem Fall: Durch die Hilfe einer kompetenten und zuverlässigen Person können Unternehmer ihre Zeit effektiver nutzen und sich auf die wesentlichen Aufgaben Ihres Unternehmens konzentrieren. Routinearbeiten können Sie an Ihre VA delegieren, wodurch Sie mehr Zeit für die Entwicklung Ihrer Geschäftsidee oder für die Kernaufgaben Ihres Unternehmens haben.
